Cách tổ chức cuộc họp thành công không chỉ dựa vào nội dung, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức, lên kế hoạch và quản lý. Đối với các thư ký, việc nắm vững các bước tổ chức cuộc họp là một kỹ năng không thể thiếu để góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ nhóm. 

Những điều cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp

Việc chuẩn bị trước không chỉ giúp đảm bảo mọi thứ được sắp xếp gọn gàng mà còn giúp giảm bớt căng thẳng và tăng tính hiệu quả của cuộc họp.

Tất cả mọi người đều biết rõ về mục tiêu, nội dung và thông tin về cuộc họp

Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả đầu tiên là cho mọi người biết cuộc họp để giải quyết vấn đề gì. Mục tiêu của cuộc họp cần phải được truyền đạt rõ ràng đến tất cả các thành viên để họ nắm được lý do và kết quả mong muốn.

Các thư ký có thể soạn thảo và gửi trước một bản mô tả ngắn gọn về các chủ đề chính, các báo cáo hoặc tài liệu quan trọng cần xem xét trước khi họp.

Xác định rõ ràng thành phần tham dự và phân công trách nhiệm cho các thành viên

Xác định thành phần tham dự là điều số 2 trong các cách tổ chức cuộc họp diễn ra hiệu quả. Mời những người có liên quan và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người. 

Bạn cũng có thể bổ sung vai trò như người ghi chép, người dẫn dắt hoặc người theo dõi tiến độ để đảm bảo mọi việc đều diễn ra theo đúng trình tự đã định.

Bảo đảm rằng những người tham gia cuộc họp đều có liên quan và trách nhiệm giải quyết vấn đề đang xảy ra

Thông báo cho tất cả thành viên tham gia cuộc họp

Cách tổ chức cuộc họp thành công không chỉ là gửi thông báo một lần, bạn nên lên kế hoạch nhắc nhở các thành viên vào một ngày trước cuộc họp để họ sắp xếp thời gian. Các công cụ như Google Calendar hay Outlook đều có tính năng nhắc nhở rất hữu ích. Đồng thời, hãy lưu ý thời gian và địa điểm cụ thể của cuộc họp để tránh sự nhầm lẫn và đảm bảo sự tham gia đầy đủ của tất cả mọi người.

Cần chú ý điều gì trong cuộc họp

Trong quá trình họp, sự tập trung và quản lý thời gian là điều quan trọng để cuộc họp không bị kéo dài và lan man. Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả là không để vượt ra ngoài khung thời gian dự kiến. 

Để tránh việc mất kiểm soát thời gian, bạn có thể chia cuộc họp thành các phần nhỏ, mỗi phần tập trung vào một chủ đề chính và quy định rõ thời gian cho từng mục. Người chủ trì cuộc họp cũng cần lưu ý khéo léo ngắt lời nếu một số thành viên quá tập trung vào chi tiết không quan trọng.

Khuyến khích các thành viên tham gia bằng cách mời họ đưa ra ý kiến, đặt câu hỏi hoặc chia sẻ quan điểm. Điều này không chỉ giúp tăng cường tính tương tác mà còn tạo ra môi trường thoải mái để mọi người đóng góp ý kiến.

Tránh để cuộc họp bị cháy thời gian và khuyến khích mọi người chia sẻ xoay quanh vấn đề

Sau khi kết thúc cuộc họp, bạn cần làm những gì?

Cách tổ chức cuộc họp thành công cuối cùng là tổng kết, theo dõi và đảm bảo rằng mọi quyết định đều được thực hiện đúng kế hoạch. Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi lại biên bản cuộc họp với các nội dung chính đã thảo luận, các quyết định được đưa ra và danh sách các nhiệm vụ phải hoàn thành. 

Biên bản cuộc họp cần được gửi tới tất cả các thành viên tham gia để họ có thể theo dõi và thực hiện đúng các nhiệm vụ đã được giao. Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Asana, Trello hoặc Notion có thể giúp bạn kiểm soát công việc và nhắc nhở các thành viên về các công việc cần hoàn thành.

Biên bản họp là điều quan trọng để mọi người đều ghi nhớ được nội dung của cuộc họp

FAQs – Câu hỏi thường gặp về cách tổ chức cuộc họp thành công

1. Làm thế nào để xác định mục tiêu của một cuộc họp một cách rõ ràng và cụ thể? Để xác định mục tiêu rõ ràng, hãy tự hỏi: "Cuộc họp này nhằm đạt được điều gì?" và "Kết quả cuối cùng mong muốn là gì?". Xác định mục tiêu trước sẽ giúp tập trung nội dung cuộc họp vào các vấn đề quan trọng và hạn chế việc lạc đề.

2. Làm thế nào để tạo ra một bầu không khí làm việc hiệu quả trong cuộc họp? Một cuộc họp hiệu quả cần có sự tham gia và hợp tác từ tất cả thành viên. Hãy khuyến khích sự tương tác, mở đầu cuộc họp bằng cách đặt câu hỏi hay chia sẻ những thông tin thú vị để phá băng.

3. Công cụ nào hữu ích để hỗ trợ việc tổ chức và quản lý cuộc họp? Đối với cuộc họp trực tuyến, các công cụ như Zoom, Google Meet là lựa chọn phổ biến. Để quản lý và phân công công việc, các ứng dụng như Trello, Notion và Microsoft Teams là công cụ tuyệt vời để bạn dễ dàng theo dõi tiến độ.

4. Tôi cần làm gì để nâng cao khả năng tổ chức cuộc họp của mình? Học hỏi thêm về kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc điều hành cuộc họp. Hãy tham khảo khóa học chứng chỉ nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại tại Song Yến PSY, đây sẽ là nền tảng vững chắc cho những ai muốn nâng cao các kỹ năng liên quan để tổ chức cuộc họp, quản trị văn phòng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ CHI TIẾT

Học viện Giáo dục Tâm lý Song Yến PSY

Hotline: 0379 617 808 (Thầy Thanh Bình) hoặc 0327 120 842 (Cô Hồng Hạnh)

Địa chỉ: Tòa nhà D5, Đại học Trà Vinh, Số 126, Nguyễn Thiện Thành, Khóm 4, Phường 5, TP. Trà Vinh, Tỉnh Trà Vinh.

Websilte: songyenpsy.edu.vn

Email: lienhe@psy.edu.vn