Công việc thư ký văn phòng là hỗ trợ lãnh đạo trong nhiều khía cạnh của công việc hàng ngày, từ quản lý tài liệu, sắp xếp các cuộc họp, đến việc xử lý thông tin, tài liệu quan trọng.

Những công việc chính của một thư ký văn phòng

Công việc thư ký văn phòng thường xoay quanh các nhiệm vụ đa dạng, phục vụ trực tiếp cho nhu cầu điều hành và quản lý của tổ chức. Các nhiệm vụ này có thể khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu và mô hình hoạt động của từng doanh nghiệp. Dưới đây là các vai trò chính của một thư ký văn phòng:

Công tác trong các cuộc họp

Công tác đầu tiên là hỗ trợ tổ chức và điều phối các cuộc họp quan trọng trong công ty. Vai trò này yêu cầu thư ký phải chuẩn bị mọi yếu tố cần thiết trước, trong và sau cuộc họp để cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. 

Cụ thể, thư ký sẽ lên lịch họp, gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu và không gian họp, đảm bảo các thiết bị kỹ thuật (máy chiếu, âm thanh, máy tính) được chuẩn bị chu đáo. 

Trong cuộc họp, công việc thư ký văn phòng sẽ là ghi chép biên bản, ghi nhận các ý kiến và quyết định quan trọng. Sau cuộc họp, nhiệm vụ của họ là theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ được giao, đảm bảo mọi người đều thực hiện đúng yêu cầu.

Công tác trong các cuộc họp của thư ký văn phòng

Công tác văn thư

Công tác văn thư là quản lý toàn bộ hệ thống tài liệu, văn bản của công ty, đảm bảo rằng mọi thông tin đều được lưu trữ và truy xuất dễ dàng khi cần. 

Công việc thư ký văn phòng bao gồm tiếp nhận và phân loại tài liệu, quản lý hồ sơ lưu trữ, kiểm tra và xử lý văn bản đến, văn bản đi để bảo đảm sự liền mạch và kịp thời trong công tác văn thư. 

Công tác văn thư cần nắm rõ các quy trình và tiêu chuẩn về quản lý tài liệu, đồng thời thường xuyên cập nhật và kiểm tra tình trạng của hệ thống văn bản.

Công tác hỗ trợ lãnh đạo

Là làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo, công tác hỗ trợ llãnh đạo có nhiệm vụ giúp lãnh đạo tập trung vào những mục tiêu chính bằng cách hỗ trợ các công việc hành chính và điều phối các công tác hàng ngày. 

Công việc thư ký văn phòng lúc này có thể bao gồm quản lý lịch trình của lãnh đạo, sắp xếp và tổ chức cuộc họp, chuẩn bị báo cáo, tài liệu cho các buổi họp, cũng như giữ vai trò là cầu nối giữa lãnh đạo và các phòng ban trong công ty.

Thư ký lãnh đạo cần có sự nhạy bén, nhanh nhẹn để ứng phó với những tình huống bất ngờ, đồng thời duy trì được thái độ chuyên nghiệp và bí mật trong quá trình làm việc.

Các kỹ năng cần có để làm tốt công việc thư ký văn phòng

Một thư ký văn phòng chuyên nghiệp cần có nhiều kỹ năng để đáp ứng các yêu cầu công việc đa dạng và phức tạp. Đầu tiên, kỹ năng giao tiếp là nền tảng quan trọng, giúp thư ký truyền đạt thông tin chính xác, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với cả cấp trên và đồng nghiệp. 

Kỹ năng tổ chức cuộc họp và quản lý thời gian cũng rất cần thiết để xử lý hiệu quả các công việc cùng lúc và tránh sai sót trong công việc hàng ngày. 

Đặc biệt, khả năng quản lý tài liệu và thông tin là yếu tố cốt lõi, bởi công việc thư ký văn phòng thường xuyên tiếp xúc với lượng lớn văn bản và dữ liệu, cần lưu trữ và truy xuất kịp thời. 

Những kỹ năng cần có để làm công việc thư ký văn phòng

Tầm quan trọng của chứng chỉ nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại

Hiện nay, sở hữu chứng chỉ nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại không chỉ là điều kiện cần thiết mà còn là lợi thế lớn khi ứng tuyển vào các vị trí thư ký cao cấp. 

Chứng chỉ này giúp khẳng định kiến thức chuyên môn và năng lực của một thư ký văn phòng, tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng. Tham gia các khóa học để lấy chứng chỉ còn mang lại cơ hội tiếp cận với các kiến thức và kỹ năng mới, cập nhật xu hướng của ngành thư ký, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. 

Để có được chứng chỉ uy tín, bạn có thể tham khảo chương trình đào tạo của Học viện Giáo dục Tâm lý Song Yến PSY, nơi cung cấp các khóa học cấp chứng chỉ uy tín, đúng với quy định của pháp luật.

Chứng chỉ nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại rất cần thiết cho những ai muốn làm công tác thư ký văn phòng

FAQs – Câu hỏi thường gặp về công việc thư ký văn phòng

Những thách thức lớn nhất khi làm thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng phải đối mặt với nhiều công việc đòi hỏi kỹ năng quản lý tốt và khả năng xử lý tình huống linh hoạt, đặc biệt trong các tình huống phát sinh.

Những ngành nghề nào thường tuyển dụng thư ký?
Các ngành như hành chính, quản lý nhân sự, dịch vụ khách hàng, và quản lý dự án đều cần vị trí thư ký văn phòng để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày.

Muốn trở thành thư ký văn phòng, cần những bằng cấp gì?
Bên cạnh bằng cấp phổ thông, bạn nên tham gia các khóa đào tạo có cấp chứng chỉ nghiệp vụ thư ký hoặc quản trị văn phòng từ các cơ sở đào tạo uy tín như Song Yến PSY để có lợi thế trong nghề. Liên hệ ngay với Học viện để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký khóa học chứng chỉ nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại nhé.

THÔNG TIN LIÊN HỆ CHI TIẾT

Học viện Giáo dục Tâm lý Song Yến PSY

Hotline: 0379 617 808 (Thầy Thanh Bình) hoặc 0327 120 842 (Cô Hồng Hạnh)

Địa chỉ: Tòa nhà D5, Đại học Trà Vinh, Số 126, Nguyễn Thiện Thành, Khóm 4, Phường 5, TP. Trà Vinh, Tỉnh Trà Vinh.

Websilte: songyenpsy.edu.vn

Email: lienhe@psy.edu.vn